什么是會議？

所謂會議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個共同的主題，進(jìn)行信息交流或聚會、商討的活動。一次會議的利益主體主要有主辦者、承辦者和與會者（許多時候還有演講人），其主要內(nèi)容是與會者之間進(jìn)行思想或信息的交流。

會議是人們?yōu)榱私鉀Q某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動和消費。作為會展業(yè)的重要組成部分，大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進(jìn)市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等方面具有特殊的作用。

現(xiàn)代會議早已超出了單一的政府會議的格局，正朝著多元化方向發(fā)展，很多都是直接帶有商業(yè)目的并能產(chǎn)生巨大經(jīng)濟(jì)效益的，如各種高峰論壇、專家培訓(xùn)會議等。

會議的一般操作原理為：會議的主辦者制訂舉辦會議的計劃并委托給承辦者，承辦者（可以是專業(yè)會議組織者即PCO、公司的會議與獎勵旅行部等）將圍繞既定的主題進(jìn)行精心設(shè)計，并在市場上聯(lián)系會議的買家（即目標(biāo)與會者）、相關(guān)人員（如政府官員、演講嘉賓等）及舉辦場所，然后自己接待會議，或?qū)I(yè)務(wù)分包給會務(wù)公司。

國際會議是重要、有影響力的會議。國際上對國際會議認(rèn)定的權(quán)威組織主要有ICCA和UIA等，由于每個組織所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)有所不同，會造成認(rèn)定或統(tǒng)計上的偏差，因此，對這些組織標(biāo)準(zhǔn)的明確劃分是研究國際會議發(fā)展趨勢的前提。

1．ICCA國際會議標(biāo)準(zhǔn)

ICCA，TheInternationalCongress&ConventionAssociation，即國際大會及會議協(xié)會，創(chuàng)建于1963年，是全球國際會議主要的機構(gòu)組織之一。現(xiàn)有成員數(shù)目已經(jīng)超過了720個，涉及近80個國家。在會議領(lǐng)域內(nèi)，它是具有國際影響力的協(xié)會。

ICCA規(guī)定的國際會議標(biāo)準(zhǔn)有3個：①至少有50個參加者；②定期組織舉行會議（不包括一次性會議）；③須在至少3個國家舉行。

北京市旅游局、北京國際會議中心、上海國際會議中心都是它的會員單位。在國內(nèi)見到的有關(guān)國際會議的統(tǒng)計數(shù)字，大部分來源于ICCA的統(tǒng)計資料。

2．UIA國際會議標(biāo)準(zhǔn)

UIA，UnionofInternationalAssociations，即國際社團(tuán)組織聯(lián)盟，創(chuàng)建于1907年，是全球國際社團(tuán)組織主要的機構(gòu)組織。北京國際會議中心曾經(jīng)是該組織的會員單位，由于“臺灣問題”，北京國際會議中心退出了該聯(lián)盟。國內(nèi)很少使用UIA的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，所以這個組織在國內(nèi)沒有什么太大的影響，但在國際上，它還是一個很重要的國際會議組織。

UIA規(guī)定的國際會議標(biāo)準(zhǔn)有4個：①至少有300個參加者；②國外參加者至少占總量的40%；③參加會議的國家至少有5個；④較短會期為3天。

3．中國尚無國際會議的權(quán)威統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)

據(jù)國家有關(guān)文件的規(guī)定，來自3個或3個以上國家或地區(qū)（不含港、澳、臺地區(qū)）的代表參加，以交流為主要目的而舉辦的研討會、報告會、交流會、論壇及國際組織的行政會議，可稱之為國際會議。

會議的特點

1.紀(jì)實性。會議紀(jì)要須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀(jì)實，不能隨意增減和更改內(nèi)容，任何不真實的材料都不得寫進(jìn)會議紀(jì)要。

2.概括性。會議紀(jì)要須精其髓，概其要，以較為簡潔精煉的文字高度概括會議的內(nèi)容和結(jié)論。既要反映與會者的一致意見，又可兼顧個別同志有價值的看法。有的會議紀(jì)要，還要有一定的分析說理。

3.條理性。會議紀(jì)要要對會議精神和議定事項分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。（來源：會場家）